WAT IS EEN FACTUURNUMMER?
Een factuurnummer is een speciale opeenvolgende code die aan facturen wordt toegekend. Het toekennen van factuurnummers is één van de belangrijkste onderdelen van facturering omdat de factuurnummers ervoor zorgen en helpen om de juiste documentatie voor de boekhouding, audits en belastingen te verkrijgen.
Daarnaast helpen ze bij het eenvoudiger en sneller bijhouden van betalingen en kunnen ze tevens worden gebruikt als identificatie tijdens een gesprek met een klant.
Houd er rekening mee dat een factuur zonder factuurnummer niet als een wettelijk bindend document wordt beschouwd.
Hoe je factuurnummers kunt toewijzen in België
Voordat we ingaan op de verschillende methoden om factuurnummers toe te wijzen, volgen hier enkele belangrijke aandachtspunten:- Factuurnummers moeten opeenvolgend worden toegewezen. Elk nummer moet achtereenvolgend en na elkaar worden toegekend. Dit betekent in principe dat het factuurnummer oploopt.
- Een factuurnummer mag nooit meerdere keren voorkomen.
- Maak je factuurnummer aan volgens het patroon dat het beste bij je bedrijf past, zolang elk factuurnummer maar uniek en opeenvolgend is.
Eenvoudig systeem
Bij dit systeem worden aan elke factuur basisnummers toegewezen - 1, 2, 3 etc. Maar je kunt ook 01, 02, 03 of 001, 002, 003 gebruiken. Dit factureringssysteem is zo eenvoudig als het lijkt en wordt aanbevolen voor bedrijfseigenaren met een klein klantenbestand.Toonaangevend factuursysteem met nullen
Dit factuursysteem gebruikt getallen die beginnen met meerdere nullen, zoals 00000000001, 000000000015, 000000000023 enzovoort. Dit systeem met voorloopnullen is ideaal om te gebruiken als je boekhouding enigszins gestandaardiseerd is.Systeem op basis van jaar
In dit systeem worden de factuurnummers toegewezen met het voorvoegsel van het jaar van uitgifte. Bijvoorbeeld - 2020-1, 2020-2, 2020-3 etc. Als er een nieuw jaar begint, verandert het voorvoegsel van het jaar en krijg je - 2021-1, 2021-2, 2021-3 etc. Als je dit systeem gebruikt, kun je meteen zien in welk jaar de factuur is uitgegeven. Het helpt je om je administratie overzichtelijk te houden en tegelijkertijd te voldoen aan de eis van opeenvolgende nummers.Systeem op basis van jaar en maand
Dit is vergelijkbaar met het jaarsysteem, maar in dit geval wordt de maand ook als voorvoegsel toegevoegd. Zo zou je factuurvolgorde er bijvoorbeeld voor januari uit kunnen zien - 2020-01-1, 2020-01-2, 2020-01-3, voor februari - 2020-02-1, 2020-02-2, 2020-02-3 en voor december - 2020-12-1, 2020-12-2, 2020-12-3. Dit systeem biedt in termen van organisatie hetzelfde voordeel als het jaargebaseerde systeem. Het kan zelfs gunstiger zijn dan het laatste omdat het niet alleen het jaar laat zien, maar ook de maand. Deze methode verdient ook de voorkeur in situaties waarin het aantal facturen groot is.De drie bovengenoemde systemen zijn de standaard factuurnummeringssystemen, die elke bedrijfseigenaar kan gebruiken voor zijn factuurdocumenten.
Maar er zijn ook nog andere methoden die kunnen worden toegepast:
Factuurnummers en terugkerende facturering
Bij terugkerende en frequente facturering is het aanbevolen om een andere nummering of een ander nummeringspatroon met een achtervoegsel te gebruiken. Het toegewezen factuurnummer zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien - 2020-1-M, waarbij "-M" het achtervoegsel is. Door terugkerende facturering op deze manier te nummeren, wordt het beheren en het bijhouden van dergelijke facturen eenvoudiger.Voor- en achtervoegsel factuurnummer
Factuurnummers kunnen voor- en achtervoegsels hebben. In dit geval hoef je bij het uitgeven van een nieuwe factuur alleen maar het primaire gedeelte te verhogen. Bijvoorbeeld: AA-21-MTX, AA-22-MTX etc. waarbij "AA-" het voorvoegsel is, "21" het primaire deel en "-MTX" het achtervoegsel.Factuurnummers met het facturatieprogramma voor België Inv24
Onze software biedt en levert de beste factureringsnummering. We wijzen via ons slimme automatische nummeringssysteem efficiënt factuurnummers toe. We zorgen ervoor dat je factuur voldoet aan de allerhoogste standaard en tegelijkertijd zo gepersonaliseerd is als jij nodig hebt. Meld je vandaag nog gratis bij ons aan!Onze eenvoudig facturatieprogramma voor België Inv24
Goed om te weten:
Verplichte en optionele velden op facturen in België
Facturering in België: de 4 Populairste Methoden