Proforma factuur voor België

Proforma factuur - een uitgebreide uitleg

Verschil tussen een proforma factuur en een standaard factuur

Het belangrijkste verschil tussen een proforma factuur en een standaard factuur is dat proforma facturen schattingen van feiten en kosten bevatten. Stanndaard facturen daarentegen bevatten echte en vastgestelde feiten en kosten.

Een ander verschil tussen deze twee vormen betreft het tijdstip waarop de facturen naar de klant worden gestuurd. Een proforma factuur wordt aan de klant uitgereikt voordat de goederen zijn geleverd of de diensten zijn verricht. Een standaard factuur daarentegen wordt uitgereikt wanneer de goederen al naar de klant zijn verzonden of de diensten al zijn verricht. Het doel van een proforma factuur is om de verwachtingen van verkoper en de klant op elkaar af te stemmen. Een standaard factuur daarentegen is een rechtsgeldig document dat kan worden gebruikt als bewijs van de verkooptransactie.

Zowel de proforma als de standaard factuur moeten tussen de verkoper en de koper worden overeengekomen. Daarnaast hebben proforma facturen ook dezelfde inhoud als een standaard factuur, zoals de factuurgegevens, het logo, de contactgegevens en de algemene voorwaarden. Het is echter wel belangrijk om te vermelden dat je altijd duidelijk moet laten weten of het om een proforma factuur of een standaard factuur gaat.

Vanuit het perspectief van de boekhouding kunnen proforma facturen niet worden gebruikt als ondersteunend bewijs voor het boeken van transacties. Dit betekent dat het boekhoudsysteem niet kan worden bijgewerkt op basis van wat er op de proforma factuur staat. Op het moment dat de proforma factuur wordt uitgereikt, zijn de goederen namelijk nog niet geleverd. De risico's en de beloningen zijn nog niet overgedragen en de boekhoudkundige bepalingen laten dus geen registratie van transacties toe. Met een standaard factuur daarentegen zijn risico en beloningen wel overgedragen omdat de goederen al naar de klant zijn verzonden.

Offerte versus proforma factuur

Een offerte wordt in het beginstadium van de transactie of het zakendoen opgemaakt. Het doel van de offerte is om aan de andere partij een schatting van de kosten en van de goederen of de diensten te geven, die zij dan zouden kunnen aanvaarden. Op dit moment is er nog geen wederzijdse overeenkomst tussen de partijen aangezien dit nog slechts de onderhandelingsfase is.

Een proforma factuur is daarentegen een geschatte factuur, die wordt uitgeschreven en is gebaseerd op de overeengekomen voorwaarden tussen de verkoper en de klant. Er is een element van wederzijdse overeenstemming tussen de partijen en de overeenkomst is afgerond. De verkoper kan van de klant een betaling verwachten omdat de proforma factuur fungeert als een hulpmiddel om ervoor te zorgen dat beide partijen op één lijn zitten.

In het geval dat een klant een voorschot moet betalen, neemt het belang van een proforma factuur exponentieel toe. De proforma factuur dient namelijk als basis voor de berekening van het voorschot.

Samengevat ligt het belangrijkste verschil tussen een offerte en een proforma factuur in het feit dat er bij een offerte geen betaling wordt verwacht omdat er nog geen overeenkomst is. Het is slechts een stap in de vroege onderhandelingen. Bij een proforma factuur wordt echter wel een betaling verwacht als de overeenkomst tussen de verkoper en de klant is gesloten.

Hieronder worden de gedetailleerde aspecten van het gebruik van een proforma factuur voor vooruitbetaling besproken.

De proforma factuur voor vooruitbetaling

Bij normale transacties geeft de verkoper een factuur uit als hij om betaling vraagt. Bij vooruitbetalingen is het voor sommige verkopers gebruikelijk om een betalingsvoorwaardenbeleid te implementeren. Normaal gesproken worden de goederen naar de klant verzonden zodra de betaling is ontvangen. In het geval van vooruitbetalingen, worden de goederen nog niet verzonden en wordt een geschatte factuur in de vorm van een proforma factuur opgesteld zodat partijen een idee krijgen van de omvang van de betaling.

Omdat proforma facturen onderhevig zijn aan wijzigingen, kan het noodzakelijk zijn om de inkoopprijs aan te passen zodra de definitieve factuur is ontvangen. Als een klant een betaling heeft gedaan op basis van een proforma factuur en de prijs wijkt af van de definitieve factuur, dan moet er boekhoudkundig iets worden aangepast in het boekhoudsysteem.

Als de klant bijvoorbeeld een vooruitbetaling op basis van een proforma factuur heeft gedaan en de uiteindelijke factuur heeft een hoger bedrag, dan betekent dit dat de klant een verplichting voor het extra bedrag moet creëren en de extra betaling moet doen. Als de prijs van de definitieve factuur lager is dan de proforma factuur, dan kan de klant een terugbetaling van de verkoper verwachten.

Het is belangrijk op te merken dat proforma facturen gebruikt kunnen worden voor zowel binnenlandse als internationale handel. In de internationale handel wordt de proforma factuur echter vaker gebruikt. Hieronder zullen we uitleggen hoe proforma facturen voor de export worden gebruikt.

De proforma factuur voor de export

Er zijn aanzienlijke procedurele formaliteiten aan het hele exportproces verbonden. Deze hebben vooral betrekking op havens, banken, vracht, invoerrechten, douane, inspecties en nog veel meer. Door deze complexiteit kan een buitenlandse koper in verwarring raken over aspecten als transactievaluta, productomschrijving, producten en andere aspecten.

Dit is waar de proforma factuur het proces kan vereenvoudigen. Omdat proforma facturen met uitgebreide beschrijvingen worden uitgegeven, kunnen de verkoper en de koper op dezelfde manier te werk gaan. Deze beschrijvingen omvatten de naam van de verkoper en de koper, het referentienummer van de koper, de datum van het opvragen, een korte beschrijving van het product, de prijs van het product, het kubieke volume, de afmetingen van de verpakking, het verzendgewicht, de plaats van levering, het handelsvolume, de betalingsvoorwaarden, de verkoopvoorwaarden, de haven van verzending en levering en de valuta van de transactie.

De proforma factuur, die in de ingewikkelde exporthandel wordt gebruikt, helpt om de verwachtingen tussen de verkoper en de koper te verduidelijken, zodat alle aspecten van de transactie beter kunnen worden gepland en beheerd.

Conclusie

Een proforma factuur wordt opgesteld voordat de goederen aan de klant worden geleverd. Het is een nuttig hulpmiddel om de voorwaarden tussen de koper en de verkoper te verduidelijken. Omdat het geschatte feiten en bedragen bevat, geeft het beide partijen een indicatie van wat ze kunnen verwachten van de transactie. Een andere vereiste is dat er duidelijk op moet staan dat het een proforma factuur is. Bovendien mag het boekhoudsysteem niet worden bijgewerkt op basis van de proforma factuur omdat het geen rechtsgeldig document is.

Er worden ook proforma facturen uitgeschreven voor het innen van voorschotten. Dit is handig omdat het kan worden gebruikt om de hoogte van het voorschot te ramen. Bovendien helpt de proforma factuur bij het vaststellen van de voorwaarden in de internationale handel.

De proforma factuur verschilt van een standaard factuur omdat een standaard factuur feitelijke informatie bevat en als ondersteunende documentatie wordt gebruikt om boekhoudkundige en gerelateerde transacties te verwerken. In tegenstelling tot een proforma factuur, wordt een standaard factuur opgesteld nadat de goederen naar de klant zijn verzonden of de diensten zijn verricht.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de essentiële kenmerken van een proforma factuur?

Hier volgen enkele essentiële kenmerken van een proforma factuur:

• Het is een uitstekende onderhandelingsstrategie voor de internationale handel
• Het is een vrijblijvend document, wat betekent dat het mogelijk niet voor alle transacties vereist is
• Deze facturen zijn slechts voor een bepaalde periode geldig

Wat zijn de essentiële onderdelen van een proforma factuur?

Hier volgen enkele essentiële onderdelen van een proforma factuur:

• Productbeschrijving inclusief de kwaliteitsmatrix
• Leveringsvoorwaarden en specifieke kenmerken
• Gegevens over de levering
• Verkoopvoorwaarden
• Transactievaluta

Wanneer wordt de proforma factuur naar klanten gestuurd?

Een proforma factuur wordt naar de klant gestuurd zodra de koper en de verkoper het eens zijn geworden over de prijs van het product. In de meeste gevallen wordt een proforma factuur verstuurd om er zeker van te zijn dat beide partijen op één lijn zitten. De proforma factuur kan ook worden verstuurd als er een vooruitbetaling voor de transactie wordt gevraagd.

Andere soorten facturen voor België:

• Btw-factuur: standaard factuur uitgegeven door een btw-plichtige
• Factuur voor een niet btw-plichtige: standaard factuur verstrekt door een bedrijf dat niet btw-plichtig is.
• Creditnota: een klant terugbetalen
• Terugkerende facturering: automatische facturering van een klant die zich abonneert