Facturatieprogramma voor België

Terugkerende facturering in België


Terugkerende facturering - een uitgebreide uitleg

Wat is een terugkerende factuur?

Een terugkerende factuur wordt door een bedrijf gebruikt als een klant regelmatig dezelfde producten of diensten onder dezelfde voorwaarden bestelt. Hoewel het tijdstip van de transactie kan verschillen, moet deze wel consistent zijn en na een bepaalde periode plaatsvinden.

Een terugkerende factuur kan dagelijks, wekelijks, maandelijks of naar behoefte met een specifieke terugkerende frequentie worden verzonden. Op de terugkerende factuur blijft alle inhoud zoals het product of de dienst, de klantinformatie en de btw voor elke periode hetzelfde.

Om het terugkerend factureringsmodel effectief te kunnen gebruiken, moeten beide partijen (de verkoper en de klant) overeenkomen dat de handelsvoorwaarden niet worden gewijzigd. Als deze voorwaarden wel veranderen, moet de terugkerende facturering worden bijgewerkt om deze veranderingen weer te geven.

Het belangrijkste doel van het versturen van terugkerende facturering is het stroomlijnen van het factureringsproces en het verminderen van de administratieve last voor het team, dat de facturering beheert.

We zullen het je uitleggen aan de hand van een voorbeeld. Laten we zeggen dat bedrijf ABC beveiligingsdiensten levert aan een commercieel gebouw in aanbouw, tegen een afgesproken tarief van €3500 per maand. Het is voordelig voor bedrijf ABC om een terugkerende factuur te gebruiken omdat de voorwaarden zoals de diensten, de tarieven en andere details hoogstwaarschijnlijk ongewijzigd blijven. Bovendien is er waarschijnlijk ook behoefte aan beveiligingsdiensten voor een langere periode.

Gedetailleerde uitleg

Het uitschrijven van facturen lijkt een vrij eenvoudig administratief proces, maar een klein foutje kan echter een grote impact op het totale bedrijfsproces hebben. Voor een betere bedrijfsefficiëntie is het altijd noodzakelijk om de totale tijd voor deze verwerkingsfuncties te verminderen.

Een terugkerende factuur kan worden gebruikt als vaste klanten van het bedrijf regelmatig dezelfde producten of diensten bestellen en de inhoud van deze factuur hetzelfde is als de vorige factuur. Er mogen geen wijzigingen in de specificatie of de hoeveelheid van de producten zijn maar zoals al eerder vermeld, kan de terugkerende factuur ook worden aangepast aan eventuele wijzigingen als dat nodig is.

Hier volgen enkele situaties waarin terugkerende facturering effectief zou kunnen zijn:

  • Huur voor apparatuur

    Het is logisch om in deze situatie een terugkerende factuur te gebruiken omdat apparatuur meestal voor langere tijd wordt gehuurd en maandelijks wordt gefactureerd. Bovendien verandert het factuurbedrag niet vaak.

  • Maandelijks contract

    In deze situatie, waarin goederen of diensten elke maand worden geleverd of uitgevoerd, hoeft het bedrag van de goederen of diensten over het algemeen niet te worden aangepast. Het gebruik van terugkerende facturering in deze situatie is dan voordelig omdat het de factuurbeheer en de factureringstaken vereenvoudigt.

  • Lidmaatschapskosten

    Het gebruik van terugkerende facturering voor lidmaatschapsgelden is praktisch omdat lidmaatschapsgelden op regelmatige tijdstippen worden geïnd.

  • Onderhouds- en beveiligingsdiensten

    Over het algemeen wordt onderhoud met regelmatige tussenpozen uitgevoerd en ook beveiligingscontracten worden vaak voor langere periodes aangeboden. Het gebruik van terugkerende facturering is in deze situaties dan verstandig omdat dit zal leiden tot eenvoudiger factuurbeheer.

Als je bedrijf is gebaseerd op een verdienmodel, zoals bijvoorbeeld een verhuurbedrijf, een beveiligingsbedrijf, een lidmaatschap of een online marketingbedrijf, dan is het ideaal om van terugkerende facturering gebruik te maken.

De inhoud of de informatie, die nodig is om de terugkerende factuur in te stellen, is meer dan wat je normaal gesproken voor een standaardfactuur nodig hebt. Een extra stap is dat je de factuurfrequentie moet instellen wanneer je de terugkerende factuur instelt. De volgende inhoud of informatie heb je nodig om de terugkerende factuur in te kunnen stellen:

  • De gegevens van de klant.
  • De overeengekomen voorwaarden voor de prijs, de hoeveelheid en andere zaken.
  • De frequentie van facturering, de verzendopties en andere gerelateerde informatie. In de factuursoftware kun je instellen dat alle terugkerende facturering automatisch worden verzonden. Als er goedkeuring nodig is voor verzending, kan de factuursoftware hier ook op inspelen. Dit betekent dat je de keuze hebt om een terugkerende factuur automatisch of handmatig te verzenden. Daarnaast heb je ook nog de mogelijkheid om seizoensfacturering in te stellen.

De voordelen van het gebruik van terugkerende facturering

Hieronder volgen enkele voordelen van het gebruik van een terugkerende factuur:

  • Het administratieve werk, dat door de factureringsafdeling moet worden gedaan, wordt sterk verminderd. Dit betekent dat er tijd wordt bespaard en dat de kosten worden verlaagd. De reden hiervoor is dat de factuursoftware zo staat ingesteld dat de facturen automatisch kunnen worden verzonden en beheerd.
  • Een tijdige facturering zorgt er ook voor dat het algehele factureringsproces goed wordt beheerd. Deze tijdige inning zal het beheer van de cashflow verbeteren en dus ook helpen bij de algemene liquiditeit van het bedrijf.
  • Omdat facturatiesoftware zeer nauwkeurig is, neemt ook het risico van onderfacturering af.
  • Doordat de inhoud van de factuur met behulp van de factuursoftware automatisch op basis van de vorige factuur wordt gerepliceerd, zullen er ook minder fouten optreden bij het opmaken en het verzenden van terugkerende facturering.
  • Het gebruik van terugkerende facturering kan ook direct van invloed zijn op de relatie, die je met je klanten en opdrachtgevers hebt. Geen van beide partijen hoeft zich namelijk zorgen te maken over veranderende tarieven en andere voorwaarden want deze specificaties zijn namelijk al vastgelegd. De facturen worden altijd op tijd verstuurd, waardoor er geen risico is op zoekgeraakte facturen. Zo ontstaan er betere zakelijke banden en relaties, die een goede professionele indruk bij je klant achterlaten.
  • Met terugkerende facturering kun je stipte en snelle betalingen van je klant verwachten want de facturen worden elke periode op hetzelfde tijdstip verstuurd, bijvoorbeeld de eerste dag van elke maand. De klant raakt op die manier vertrouwd met je factureringscyclus, waardoor hij eerder geneigd zal zijn om de betaling van je facturen voorrang te geven. Omdat de klant weet welke betalingen er elke periode verwacht kunnen worden, zal er voldoende tijd zijn voor de klant om op tijd te betalen.
  • Het gevolg van deze tijdige betaling van de klant is dat terugkerende facturering kan leiden tot een verbetering van de cashflow van je bedrijf.

De nadelen van het gebruik van terugkerende facturering

Hieronder volgen enkele nadelen van terugkerende facturering:

  • Terugkerende facturering blijft niet eeuwig doorlopen. Er is een sterke behoefte om de klant betrokken te houden, anders kan het bedrijf al zijn terugkerende inkomsten verliezen. Een grote uitdagen lijkt dan te zijn om veel aandacht aan klantbehoud en klantbetrokkenheid te besteden.
  • Het kan voor het bedrijf moeilijk zijn om de toestroom van het werk te beheren. Als het bedrijf klein en niet schaalbaar is, dan zal het terugkerend factureringsmodel slechts beperkt kunnen worden gebruikt.
  • Het voorbereiden van de module voor terugkerende facturen in de factuursoftware kan een kostbare aangelegenheid zijn. Er moet dan ook eerst een kosten-batenanalyse worden uitgevoerd voordat je hiervoor kiest.
  • Het kan ingewikkeld zijn om de naleving van terugkerende facturering te garanderen.
  • Als een klant overstapt op een ander plan, moet het bedrijf mogelijk de huidige factureringsmodules uitbreiden. Dit zal tot nog meer kosten leiden.
  • Er is coördinatie op een hoger afdelingsniveau vereist om het terugkerend factureringsmodel succesvol uit te kunnen voeren. Er is ook tijdige input van de verkoopafdeling en de technische afdelingen vereist om de diensten te kunnen uitvoeren.

Tips voor het beheren van een terugkerend factureringsmodel

De volgende tips kunnen handig zijn voor het beheren van een terugkerend factureringssysteem:

  • Er moet zorgvuldig worden opgelet dat de factureringsfrequentie nauwkeurig wordt ingesteld.
  • Er moet speciale aandacht worden besteed aan het bijhouden van het btw-tarief. Als er wijzigingen in het btw-tarief zijn, moet het systeem onmiddellijk worden bijgewerkt om accurate facturering te kunnen garanderen.
  • Het is verstandig om enige nadruk op klantbetrokkenheid te leggen en het voortzetten van een goede relatie met de klant. Dit zal ervoor zorgen dat het terugkerend factureringssysteem langdurig zal kunnen worden ingezet.
  • Elke verandering in het terugkerend factureringsmodel moet worden ondersteund door een contractuele bevoegdheid. Veranderingen in het terugkerende factureringsmodel moeten in overeenstemming met het contract zijn.

Voorbeeld van een e-mail voor een terugkerende facturering

Onderwerp: fuctuur # {XXX}

Beste {Naam van de klant},

Uw factuur # {XXX}, uitgegeven voor onze diensten over de periode van {DATUM} tot {DATUM}, dient nu te worden betaald. Wij verwachten dat de betaling binnen de komende {DD} dagen wordt afgehandeld, zodat wij de voortzetting van onze diensten kunnen garanderen en eventuele onderbrekingen kunnen voorkomen.

Om het u gemakkelijk te maken, kunt u betalen via de volgende betaalgegevens:
{Uw betaalgegevens}

Als u vragen heeft, kunt u contact met ons opnemen via {telefoonnummer/e-mailadres}. Wij hechten veel waarde aan u als klant en kijken ernaar uit om u met nog meer enthousiasme van dienst te zijn.

Vriendelijke groet,
{Jouw naam}
{Jouw functie in het bedrijf}
{De bedrijfsnaam}
{Jouw contactgegevens}

Conclusie

Een bedrijf gebruikt een terugkerende factuur wanneer hetzelfde product of dezelfde dienst met regelmatige tussenpozen aan een klant wordt verkocht en geleverd. Dit systeem vormt de ruggengraat van de op abonnementen gebaseerde bedrijven. Om een terugkerend factureringsmodel te kunnen gebruiken, moeten de handelsvoorwaarden wel onveranderd blijven. Als er een wijziging optreedt, moet dit in de boekhouding worden weergegeven.

Bedrijven, die gebruikmaken van het terugkerend factureringsmodel, zijn onder andere bedrijven die apparatuur verhuren, diensten op basis van maandelijkse contracten leveren, lidmaatschappen uitgeven of onderhouds- en beveiligingsdiensten aanbieden.

Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van terugkerende facturering, zoals minder werk en minder kosten voor de factureringsafdeling, een betere cashflow, een betere relatie met de klant, een efficiënte inning van betalingen en een kleiner risico op onderfacturering.

Er zijn echter ook belangrijke uitdagingen. Dergelijke uitdagingen zijn bijvoorbeeld de moeilijkheid om een toestroom van diensten te beheren, de klanttevredenheid en de klantbetrokkenheid garanderen en ook het feit dat een terugkerende factureringsmodule hogere kosten met zich mee kan brengen.

Er zijn wel een aantal tips voor het beheren van een succesvol terugkerend fatureringsmodel. Deze tips omvatten het op de juiste manier vaststellen van de factuurfrequentie, op de hoogte blijven van wijzigingen in het btw-beleid, zorgen voor klanttevredenheid en ervoor zorgen dat er een contractuele bevoegdheid bestaat voor elke wijziging in de voorwaarden van de terugkerende factuur.

Veelgestelde Vragen

Voor welke bedrijven is terugkerende facturering ideaal?

Het is ideaal voor bedrijven die klanten op gezette tijden factureren om het terugkerende factureringsmodel te gebruiken. Als er sprake is van een consistente, doorlopende handel met klanten onder dezelfde voorwaarden, dan is het terugkerende factureringsmodel ideaal om te gebruiken.

Wat heeft automatisering met terugkerende facturering te maken?

De terugkerende factuur is gekoppeld aan automatisering omdat facturen met dezelfde voorwaarden elke periode automatisch naar de klant worden gestuurd. Het is dus niet nodig om de inhoud van de factuur regelmatig bij te werken.

Hoe wordt de klanttevredenheid door terugkerende facturering beïnvloed?

Wanneer facturen op tijd worden verstuurd en de datum niet wordt overschreden, geeft dat de indruk dat je een professionele en betrouwbare dienstverlener en zakenpartner bent. Dit leidt tot grotere klanttevredenheid en zal de langdurige zakelijke relatie en samenwerking, die je met je klant hebt, verbeteren.

Is het erg ingewikkeld om een terugkerend factureringsmodel te beheren?

Het kan een uitdaging zijn om een terugkerend factureringsmodel te beheren. Bepaalde bedrijven zijn misschien niet in staat om de toestroom van klanten, die voortvloeit uit het terugkerend factureringsmodel, te beheren. Omdat de omstandigheden voortdurend kunnen veranderen, kan het bovendien moeilijk zijn om de klanttevredenheid en klantbetrokkenheid op de lange termijn te beheren.

MAAK NU EEN ONLINE FACTUUR AAN

Andere soorten facturen voor België: